La implantación de las nuevas tecnologías y de los nuevos sistemas de almacenamiento de información han hecho más cómoda la conservación de los documentos de las empresas. Aún así, el hecho de tener que guardar durante el tiempo necesario esa documentación puede obligarnos a utilizar como archivo un espacio que podríamos destinar a otro uso, además supone mantener un orden y un control sobre todos esos documentos e información. Por eso mucha gente suele consultar por la obligación de guardar esa información y cuándo pueden deshacerse de ella.
El plazo de prescripción de las obligaciones tributarias es de 4 años y el de los delitos fiscales de 5. La Ley General Tributaria es la que determina la obligación de llevar y conservar libros de contabilidad y registros, además de los programas, ficheros y archivos informáticos que les sirvan de soporte, por tanto podríamos pensar que podemos deshacernos de toda esa documentación una vez que ha transcurrido este plazo, pero no es así.
El artículo 30 del Código de Comercio dice literalmente que “los empresarios conservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años, a partir del último asiento realizado en los libros, salvo lo que se establezca por disposiciones generales o especiales”.
Por tanto éste será, por regla general, el plazo mínimo que debemos conservar todos los documentos acreditativos de nuestra actividad, este plazo de seis años cubre el plazo de prescripción de cuatro años de las obligaciones tributarias.
Pero además debemos tener en cuenta que si media inspección o se admite a trámite por parte del Juzgado una denuncia por delito fiscal la prescripción se interrumpe, por lo que nos veremos en la necesidad de conservar los libros más tiempo del mínimo de seis años, ya que la obligación tributaria no ha prescrito.
Además tenemos 15 años para compensar las bases imponibles negativas del Impuesto de Sociedades con rentas positivas, para ello debemos conservar los libros contables que justifiquen esa compensación. Por tanto, si estamos en este caso, debemos conservar los documentos durante los 4 años siguientes al final de la compensación, lo que podría suponer un máximo de 19 años.
En resumen, debemos conservar un mínimo de 6 y un máximo de 19 años toda la documentación acreditativa de nuestra contabilidad e impuestos, facturas, comprobantes, liquidaciones, etc.
Interesante sería añadir el caso de las facturas contabilizadas como inmovilizado, que deben guardarse durante toda la amortización del bien, y una vez haya concluido, ahí empieza el periodo de prescripción de 4 años. Por ello es recomendable tenerlas guardadas aparte.
Esta idea conecta con la de las Bases Imponibles Negativas, pues el resumen sería: mientras que exista en la contabilidad un apunte/saldo existente (por denomimarlo de alguna manera), debe guardarse su documentación soporte (ejemplo de BIN: 474, créds por pérdidas a compensar, ejemplo de amortización: 21x, 28x, inmovilizado y su amortización acumulada). Por contra, una factura comercial de venta, que generó un ingreso (700) y un saldo de cliente (430) que se cobró, sólo está «existente/vigente» durante ese año, por lo tanto ése es el año de inicio de prescripción.
De todas formas, la recomendación práctica siempre sería guardar un año más, pues hay otro debate (que tiene solución) que es: cuando comienza la cuenta de los años, por ejemplo, para el IS? el 31 de Diciembre del año en cuestión, o el 25 de Julio del año siguiente (Fecha de presentación del impuesto)? Solución: si tenéis hueco, un año más.